职业化素养的七项修炼之二,马上开始准备吧
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  让我们一起来看看下面这个故事:

  其实,问题就是出在了准备上。现在,让我们看一看3个员工对待同一个指令的3种不同结果。

责任

任何一项工作,无论多么艰难,只要你认真对待,就能取得成功。世界上没有做不好的工作,只有做不好工作的人,只要我们认真去做,用负责的精神投入其中,任何工作都可以做精做好,恪守责任是一个员工最基本的职业素养。

那么,什么是责任心呢?责任心就是一个人对工作敢于负责、主动负责、自觉负责的态度。它是每个人都应该具备的一种基本素质,更是一个人做好一件事情所必须的条件。

一位名叫吉埃丝的美国记者,有一天来到日本东京,她在奥达克余百货公司买了1台唱机,准备送给住在东京的婆婆家作为见面礼。售货员彬彬有礼、笑容可掬地特地挑了一台尚未启封的机子给她。然而回到住处,她拆开包装试用时,才发现机子没装内件,根本无法使用。吉埃丝火冒三丈,准备第二天一早即去百货公司交涉,并迅速写了一篇新闻稿“笑脸背后的真面目”。

第二天一早,一辆汽车赶到她的住处,从车上下来的是奥达克余百货公司的总经理和拎着大皮箱的职员。他俩一走进客厅就俯首鞠躬、连连道歉,吉埃丝搞不清楚百货公司是如何找到她的。那位职员打开记事簿,讲述了大致的经过。原来,昨日下午清点商品时,发现将一个空心的货样卖给了一位顾客,此事非同小可,总经理马上召集有关人员商议。当时只有两条线索可循,即顾客的名字和她留下的一张美国快递公司的名片。据此百货公司展开了一场无异于大海捞针的行动。打了32次紧急电话,向东京的各大宾馆查询,没有结果。于是,打电话到美国快递公司的总部,深夜接到回电,得知顾客在美国父母的电话号码,接着打电话到美国,得到顾客在东京的婆家的电话号码,终于找到了顾客的落脚地。这期间共打了35个紧急电话。职员说完,总经理将一台完好的唱机外加唱片一张、蛋糕一盒奉上,并再次表示歉意后离去。吉埃丝的感动之情可想而知,她立即重写了新闻稿,题目就是“35个紧急电话”。

如果没有责任意识,就不会有这样大海捞针的行动,就不会有及时改正错误的机会。现在几乎每个企业和组织都非常看重员工的责任心,是因为在执行中往往责任心比能力更重要,一流的企业需要一流的执行力,一流的执行需要有一流的责任把关,企业和组织需要每个岗位都有一个一流的把关者。

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说个类似的事件,当时有个意大利客户向我公司发起了一个订单,订单是需要一批纺织品,产品比较简单,但是品类有十二个,客户在发货要求中提出,每个包装纸箱中必须各品种都要有。当时我们的同事在工厂监装,因为转运期限有限,工厂工人有限,为了完成任务,从流水线上直接开始打包,一个品类一箱,很快完成发运。但当货物经过海上半个月的旅程后,我接到客户一通愤怒的电话。当我听明白原因之后,知道了问题的严重性。就是这样的不负责任,我们的客户必须在港口海关的监督之下,花费更多的时间、精力和费用雇佣当地的劳动力,重新包装所有的货物。当然,后来这件事情我公司承担所有责任,向客户道歉并支付客户雇佣当地劳动力的所有费用。

如果有责任意识,就不会有这样的道歉与赔偿,就不会损失当期的收益利润。只是一个环节的不负责,可能会失去更多、或损失更多,企业是一个协同协作共同发展的组织,每个员工都是这个组织上不可缺少的一环。如何让员工拥有一流的执行力?如何让企业管理者成为一流的把关者?

恪守责任,是需要加以修炼的,需要树立正确的责任意识,需要自我管理,才能坚持原则,才能积极主动地工作,这样对所承担的工作和达到组织所设定的目标才更有意义,克服困难和战胜挫折才更有勇气。


调查显示,90%的公司认为,制约其发展的最大瓶颈是:缺乏高素质的职业化员工。
一般员工只能发挥出自身能力的40%~50%;具备职业化素养的员工能发挥出其能力的80%~90%。

职业化素养训练

《新员工职业化训练系统》——雏鹰伴飞计划

《青年员工职业化训练系统》——凤凰涅槃计划

《高效沟通技巧》

《高效时间管理与效率提升》

《高效能人士的七个习惯》

《职业形象与商务礼仪》

《做最好的执行者》

... ...

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沟通渠道不畅

  第二天的早上,当B带着失败的消息回到公司后,销售主管已经不报什么希望了。正当他准备放弃的时候,突然看到了刚进公司没几天的C,主管想:反正已经没希望了,不如让C去碰碰运气,就当是锻炼新人吧。于是,C又接受了这个任务,而这时距采购经理离开的时间只剩下3天。C并没有急于去宾馆,而是通过各种渠道详细了解采购经理的奋斗历程,弄清了他毕业的学校,处事风格,关心的问题以及剩下这几天的日程安排,最后还精心设计了几句简单却有份量的开场白。

  一、有准备才能走在前面

曾经有一家企业,在做一个新项目时,项目团队的日常运营成本是8万元,但在产品上市前夕,采购部实际上花了一周时间才购买了10万元以上的包装,理由是需要寻找低价供应商来节约采购成本。因此,整个营销团队无法再与客户签订一周的合同。

  一种职业的责任感和对事业高度的忠诚一旦养成,会让你成为一个值得依赖的人,可以被委以重任的人。

  一天,他把这个困惑告诉了主管,主管看了看他,再看了看他手中的斧头,若有所悟地说:“你是否每天用这把斧头伐树呢?”工人认真地说:“当然了,没有它我可什么也干不了。”主管接着问道:“那你有没有磨利这把斧头呢?”工人的回答是:“我每天勤奋工作,伐树的时间都不够用,哪有时间去干别的。”

必须指出,员工离职对公司来说是一项成本,因为公司必须承担前期投资,如员工培训费、招聘新员工担任该职位的前期成本以及新员工是否适合该职位的风险。老员工的离职也可能由于职业素质而导致重要的内部信息或信息的丢失,离开公司后,很可能进入竞争对手的企业。

  可是,日子一天天过去,威尔士却毫无作为,每天彬彬有礼地走进办公室后,便躲在里面难得出门,与传闻中的铁腕、高效的形象大相径庭。公司的气氛开始缓和下来,那些平常喜欢偷懒、挑拨事非、挖公司墙角的人由威尔士来时的小心谨慎变得比以前更猖獗了。私下里议论纷纷:“威尔士经理哪里是个能人,根本就是个老好人,比以前的经理更容易对付。”

  市场赋予每一个企业的机会都是相同的,成功的企业与那些

购买浪费时间

  一个月过去了,威尔士开始行动了。那些平常喜欢偷懒、挑拨事非、挖公司墙角的人一律受到了处罚,而能干的人则获得提升。下手之快,断事之准,效率之高与从前那个表现保守的他,简直判若两人。大家在拍手称快的同时不禁有些疑惑。

  准备的程度决定着你前进的距离,走在最前面的,总是那些有准备的人。

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  --阿尔伯特·哈伯德

  在我们身边,有很多人像这个伐树工人一样,总是忘了应该采取必要的准备使工作更简单、更快捷。你又怎么能指望他们高效高质地执行好任务呢!要知道,在信息时代的今天,不磨刀就等于没有刀!

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  纵观那些在经营和管理方面称的上是一流的企业,无一不是在准备上下足了功夫。

  失败的企业最明显的区别就是:是否重视准备。

第三,加班工人不一定“做好本职工作”。有些员工下班后被称为加班。他们利用公司的资源从事个人事务,还从公司领取加班费。企业的许多重要损失和数据丢失都发生在工作时间。加班已经成为企业“藏污纳垢”的盲点。

  二、一流企业是准备出来的

  企业挑选接班人,是建立百年企业永续经营最重要的一个环节,是企业基业长青的保障。选对接班人,可以持续繁荣。就像GE电气公司一样,多年的准备挑选了接班人,使企业迅速跻身于世界前列之中。而仓促盲目地指定接班人,庞大的商业帝国就会迅速烟消云散。这足以证明提前准备一个合格的接班人有多么重要。

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  但是像B这样的员工恐怕也无法使企业感到满意,你很难说他不主动,不积极,也不缺乏工作的热情和牺牲精神。不过,在他身上似乎还缺少了一种很重要的东西,没错,就是准备。他在接受任务之后根本没有考虑对方是一个什么样的人,最关心产品的哪些方面,现在这个时间去拜访是否合适。正是在这些方面疏忽,使他的执行变得毫无价值,还挨了一顿臭骂。

  第三章相同的市场,不同的命运

会议是企业解决问题和发布指令的集体活动,但也是一种高成本的商业活动。每分钟是指参与者总数的分钟数。然而,许多企业经理没有举行会议的技能。有“会前无准备、会中无主题、会后无执行、不需要出席会议、不控制时间、无发言余地”六种现象。

  像A这样的企业职员其实是很“聪明”的,可惜是用错了地方。他缺少直面困难的勇气,也不愿意自我反省,根本无法独立自发地做任何事,只有在一种被迫和监督的情况下才工作。在他看来,敬业是老板剥削员工的手段,忠诚是企业欺骗下属的工具,为任何一项工作精心做准备对他来说更是一种奢望。这样的人你怎么能指望他能够成为一个高效的执行者呢?可以确信的是,他离被公司扫地出门已经不远了。

  --李·艾克卡

有这样一种企业,员工累了,老板更累了。他们都在为企业的未来努力工作,他们也想出了许多新方法,但收效甚微。传统企业由于其“自上而下”的管理模式,必然会导致“老板不知道,员工不敢说话”的信息获取不畅。这就像活生物体中的一种隐性疾病,它不能长时间治愈,也不会消失,导致操作者头痛。以下是一些常见问题的列表,企业可以从中进行比较自检。

  我们经常能看到这样的员工,他们做起事来风风火火,经常挂在嘴边的一句话就是:“我要在第一时间解决问题!”

  可以说,王安博士对公司的发展缺乏长远的眼光与准备,只局限于家族的小圈子里,最终走向了衰败。可以说,是对接班人准备的失误,导致了公司的失败。这和琼斯用7年时间选择自己接班人的谨慎态度形成了鲜明的对比,所以结局也有着天壤之别。

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  一家内部管理不善的公司新上任了一位名叫威尔士的经理。大多数的员工都很兴奋,因为据说这个新来的经理是个能人,在管理方面素以铁腕、高效著称,是专门被董事会派来整顿公司的。看来,公司管理状况的好转已是指日可待了。

  从《致加西亚的信》中我们可以看出,每一个企业需要的是那种充满主动精神的人,而不是那些被人推着走的员工。于是,老板们就都认为他的手下缺少积极的精神,同时也缺少一点执行力。

但这种现象实际上存在于许多企业中。盲目追求降低采购的直接成本忽略了同时存在的“隐性成本”。当然,降低购买的直接成本和这篇文章没有冲突。这里,我们想说的是,企业的采购部门必须从整体运作的角度综合权衡各种指标,才能真正控制采购成本。

  那么,在C身上我们看到了什么?当然是在充分准备后所表现出的高效高质的执行力,这也正是目前被人们忽视最多的职业品质。面对其他同事都解决不了的难题,他没有畏难情绪,将困难一推了之;也没有仓促行动,而是有条不紊地从准备工作开始,一项项地落实到位,从拜访的时间、开场白、对方的办事风格,一直到产品优劣势的分析、调研……任何一处都体现了一个高效能员工的职业素养。

  王列掌管下的公司很快衰败,出现亏损,两年后亏损额达到4.2亿美元,负债10亿美元,王安这时才认识到问题的严重性。为了挽救局面,他不得不亲自出面让儿子辞职,另选贤人。但为时已晚,公司处境继续恶化,到1990年不得不申请破产保护,王安本人也于同年病逝。

在大多数企业中,你会发现在同事之间的交流过程中,会有严重的失真,或者词语达不到预期的意思,或者答案不相关,或者一百人理解...这种现象太小,使得许多过程无效或失去许多重要的机会。如果你说得太多,可能会给企业带来隐患。

  尽管如此,威尔士似乎没有丝毫觉察,仍然我行我素,没有采取任何行动。那些能够认真工作的员工心里不禁有些失望起来,心想:董事会怎么会派这么一个办事不力、效率低下的人来呢!

  但是,即使企业每天向员工们不断灌输执行观念,我们的企业就一定能够锻炼出一支具有罗文精神和高效执行能力的团队吗?我认为也不尽然。其实,有相当一部分员工并不缺乏主动精神和工作热情,他们缺少的是在接受任务以后踏踏实实的准备。在某些时候,这种盲目主动和热情下的工作效率是非常低下的。

会议没有效率。

  主动、勤奋只是有了一个好的工作态度,准备却是能够减少差错、倍增效率的方法。

  “21世纪什么最贵?人才!”这是最近大红大紫的影片《天下无贼》中的一句经典台词,不知大家在笑过之后有没有想到:连一个小偷都能考虑到为自己的“事业”提前准备好接班人,我们还在等什么!

第二,加班耗费了员工更多的精力和体力,严重透支了员工的健康,如果长时间加班,会使一些重要员工长时间无法发挥其效力,给公司带来风险。例如,一些机械操作人员会因为长时间加班而疲惫不堪,造成事故,企业将为此付出沉重的代价。

  可怜B在大堂里一步也不敢离开,一直等到晚上10点才饿着肚子回去了。

  有一位勤劳的伐木工人,被指令砍伐100棵树。接受任务以后,他毫不拖延地投入到了工作当中,每天工作10个小时。可是渐渐地,他发觉自己砍伐的数量在一天天减少。他开始想,一定是自己工作的时间还不够长,于是除了睡觉和吃饭以外,其余的时间他都用来伐树,一天要工作12个小时。但他每天砍伐的数量反而有减无增,他陷于了深深的困惑之中。

人才外流

  应该说,像他们这样对待工作积极主动、毫不拖延的态度确实值得提倡。但是,如果事先没有经过周密准备的话,恐怕他们“在第一时间解决问题”的美好愿望只能成为泡影,当然也就没有效率可言了。

  就在不久前,国美电器董事长黄光裕向众多媒体公开表示:“包括国美未来的CEO,我都在寻找。早在半年前就已开始寻找未来国美电器的高级管理人才,这些人选将在全球范围内寻找,不会有地域和国籍限制,就像国美开店没有限制一样!”

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  只有准备,才能使企业的命令得到切实、全面的执行;只有准备,才能使每一个行动变得有价值;只有准备,才能使企业的每一名员工成为高效能的执行者。

  主管听说后感到非常失望,但又不甘心丢掉这个大客户,于是决定再派员工B去试试。B接受了任务以后,什么也没有说,把要推销产品的简介往包里一塞,在10分钟之后就赶到了采购经理所住的宾馆,他直接来到了经理的房间,敲开门后马上开始介绍自己的产品。谁知采购经理有睡午觉的习惯,被B吵醒后已经非常愤怒,哪里有心情听他说些什么,一通臭骂将B轰了出去。B并没有泄气,他在宾馆的大堂里坐下,想等经理下来吃晚饭的时候再向他展开攻势。而经理因为被人打搅了午睡,整个下午都昏昏沉沉的,到了晚上根本没有胃口吃饭,早早就休息了。

许多企业缺乏人力资源管理。他们认为人才是无限的,成为“铁腕训练营”,员工自然成为“流动的士兵”。

  这些准备工作用了C一天的时间,到了第二天一早,C还没有去宾馆,而是回公司整理了一个小时的资料,把公司产品和竞争对手的产品进行了详细的比较,并将能突出自己产品优势的地方全都列了出来,然后把那位采购经理对产品最关注的耐用性、售后服务等关键点进行了非常具有诱惑力的强化。因为他已经查明,采购经理今天上午有一个简短的约会,要到十点半才回去,所以做这些准备工作在时间上来说是绰绰有余。C在十点一刻到了宾馆,在通向经理房间必经的电梯旁等候。十点半,采购经理回到了宾馆后直接上了电梯,C也马上跟了进去,从经理最感兴趣的话题开始,很快就得到了去经理房间喝咖啡的邀请。后来的事就很简单了,采购经理一次就定购了这家公司一个季度的产品量,并且签订了正式合同,甚至在他临走的那一天,这笔业务的预付款就已经到达小C所在公司的账户了。

  准备无处不在。

加班成瘾

  想成为高效能的执行者吗?那就别再犹豫,马上开始准备吧!

  某家大型企业集团的采购部经理脾气暴躁,傲气凌人,许多想向他推销产品的业务员都碰了钉子。有一次,他到某个城市出差,一个办公设备生产企业的销售主管知道后,决定派员工A去拜访他,把企业的产品推销出去。由于这位经理只在这个城市停留一周,所以销售主管希望能在他回去之前草签一个合作意向。A接受了任务后,心想:这个经理不好打交道是出了名的,许多公司的人都被他整得下不了台,给的时间又这么短,我肯定完不成任务,不如想个办法躲过去吧。于是,他第二天并没有去宾馆拜访这位经理,而是在家里舒舒服服地休息了一天。第三天一早,他回到公司,对主管说:“咱们得到的消息太晚了,他已经和别的公司签订了合同,这个客户只能放弃了。”

首先,加班的原因不一定是因为任务太重,而是因为员工的工作效率低。加班意味着低效率。

  他就像罗文一样,默默地接受了任务,没有提任何愚蠢的问题,更不会像A一样躲在家里睡觉,而是全力以赴地完成任务。这种人才是真正高效能的执行者。

  我一直在致力发掘那些能充当最高管理者的人。他们应该是一些渴望工作,勤奋向上的人。

许多老板总是认为下班后“忘记吃饭睡觉”的员工“加班”是一种职业现象。殊不知,这可能意味着高成本。有三个原因:

  --准备决定差距

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  在企业中,总是有50%的指令被变通执行或打了折扣执行;30%的指令有始无终,最后不了了之;15%的指令根本没有执行,也就是说,实际上只有5%的指令真正发挥了作用。

因此,员工的流失,尤其是老员工的流失,无疑会给企业带来数倍于其收入的收益。许多小企业已经经营多年了,你会发现他们一直是这样一个小团队。除了老板之外,从企业成立之初,没有一个员工被落下。

  听到这里,主管说:“这就是你伐树数量每天递减的原因。虽然工作热情很高,但你连工作必需的工具都没有准备好,又怎么能提高工作效率呢?”

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