超级整理术,忌做事没有条理
分类:励志美文

忌做事没有条理

2016年你完成你的愿望清单了吗?

小伙伴们,想想你们2016年里经历了什么,去年年初发下的豪情壮志,现在还记得多少呢?是不是感觉时间从手边悄悄溜走了呢。

有人可能会想:我明明已经订好的计划啊,可能因为别的因素影响到了我真正想做的事,但我确实想的挺多的啊。

像上面的情况,就称为“思想上的巨人,行动上的矮子”。我们都是如此,想的挺好,做的太少。

电影《追梦赤子心》中,有这样一句话:梦想家们的问题在于,他们常常不是实践者,他们的成就仅存于头脑中。

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你不用一直活在别人的期盼中

10000个小时的定律和22天的习惯

作家格拉德威尔在《异类》一书中指出:人们眼中的天才之所以卓越非凡,并非天资超人一等,而是付出了持续不断的努力。1万小时的锤炼是任何人从平凡变成世界级大师的必要条件。他将此称为“一万小时定律”。要成为某个领域的专家,需要10000小时,按比例计算就是:如果每天工作八个小时,一周工作五天,那么成为一个领域的专家至少需要五年。这就是一万小时定律。

当然,同样一件事情,如果你坚持22天以上,这件事就变成了你的习惯。

是不是总是觉得时间不够用,睡一觉起来,看一集电视剧,一天晃晃悠悠过了一半,更别提那个10000小时原则,就像一座大山,哪有那么多时间。

其实你缺少的是不会好好的管理你的时间,很好的运用你的时间发挥到最大处。

生活中有两种人:有的人不管你在什么时候遇见,他都显出一副风风火火的样子,如果同他谈话时间稍微长一点了,他会不自主地伸手去看自己的手表,他的工作安排毫无秩序,看看他的办公桌,简直就是一个垃圾堆,因为他经常很忙碌从来没有时间整理。

另一种人恰恰相反,从来不显出忙碌的样子,做事非常镇定。他和他的团队总是办事有条不紊,每天整理自己的办公桌,对于重要的信件立即就回复,他那富有条理、讲求秩序的作风影响到他周围的人。

                                                                                                                                        ————摘自《哈佛气质课》

之前大家都推荐的一本书诺特伯格的《番茄工作法图解》

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拖延症患者必备

书中提到的方法很好:选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时间结束。这种方法可以很有效的集中我们注意力。

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这本书的策略分为7个阶段。

有的时候,你想专注做自己的事情,但周围一件不起眼的小事,同事或同伴突如其来的笑声,都有可能打断我们的专注。这个时候,难免不受到别人的影响。

这个时候我推荐一款小众但好用的软件:爱今天。这是一款时间管理应用。

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每天都可以和之前的进行比较

一天24h,被分成四个方向区分投资时间、固定时间、睡眠时间以及浪费时间,来管理你每一天的具体时间,让你知道时间都去哪儿了,并会对你每天所浪费的时间有明确的标注。

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时间、级别都可以自我设定

但是这个软件的缺陷在于,不能与同在使用这个软件的人互相监督进步。

当然这两种方法都不能真正鞭策你进行专注。我建议你可以去和你一起想共同进步的小伙伴们建一个红包群,每次完成每天的任务进行打卡签到,并把每天完成程度上传进行比较,如果不能完成,可以设定一个比较能接受的惩罚措施,这有可能变相的激励你更加认真。

每月做一个月度总结,比较上一个月的进步程度,并对下个月做好愿望期盼

做好时间管理是你想要成功的第一步。一个人如果在他毫无准备,急于求成的时候,反而没有什么功效。当我们把事情控制在我们的范围之内,总是信心百倍,当完成的时候,心态也会更加平和和充满成就感。如果每件事都能这么做下去,形成一个良好习惯,以后做事就会思路清晰。

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《楚门的世界》

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  假如过于急躁而不愿等待的话,经常会遭到破坏性的阻碍。因此,无论如何,我们都要有耐心,压抑焦急不安的情绪,才不愧是真正的智者。假若连最起码的等待都做不到,和猴子也没有什么分别。

做事没有条理的人,无论做哪一种事业都没有功效可言。而有条理、有秩序的人即使才能平庸,他的事业也往往有相当大的成就。

超级整理术

  一位企业家曾谈起了他遇到的两种人。

做事是否有条理是判断一个人做事严谨程度的标尺。能力再强的人,如果没有工作秩序,开始就埋头于工作中,势必会把工作弄得一团糟。条理分明能提高工作效率,使你不但掌握自己的生活,也会有更多的休闲时间。很多商界名家都将做事没有条理列为公司失败的一大重要原因。

作者:泉正人[日]

  有个性急的人,不管你在什么时候遇见他,他都表现得风风火火的样子。如果要同他谈话,他只能拿出数秒钟的时间,时间长一点,他会伸手把表看了再看,暗示着他的时间紧张。他公司的业务做得虽然很大,但是开销更大。究其原因,主要是他的工作安排七颠八倒,毫无秩序。他做起事来,也常为杂乱的东西所阻碍。结果,他的事务是一团槽,他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌,从来没有时间来整理自己的东西,即使有时间,他也不知道怎样去整理、安放。

一位企业家曾谈起了他遇到的两种人。有种性急的人,不管你在什么时候遇见他,他都表现得风风火火的样子。如果你要同他谈话,他只能拿出数秒钟的时间,如果谈话时间长一点,他便会伸手把表看了再看,暗示着他的时间很紧张。他公司的业务做得虽然很大,但是开销更大。究其原因,主要是他在工作安排上七颠八倒,毫无秩序。他做起事来,也常为杂乱的东西所阻碍。结果,他的事务是一团糟,他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌,从来没有时间来整理自己的东西,即使有时间,他也不知道怎样去整理、安放。

总觉得自己无论是生活中还是工作上的一些东西显得有些混乱,导致有时候效率有些低下。趁着有个机会拿到这本《超级整理术》,过几天又要送出去,所以先把这本不算厚的书解决了。

  另外有一个人,与上述那个人恰恰相反。他从来不显出忙碌的样子,做事非常镇静,总是很平静祥和。别人不论有什么难事和他商谈,他总是彬彬有礼。在他的公司里,所有员工都寂静无声地埋头苦干,各样东西安放得有条不紊,各种事务也安排得恰到好处。他每晚都要整理自己的办公桌,对于重要的信件立即就回复,并且把信件整理得井井有条。所以,尽管他经营的规模要大过前述商人,但别人从外表上总看不出他有一丝一毫的慌乱。他每件事都办理得清清楚楚,他那富有条理、讲求秩序的作风,影响着全公司。于是,他的每一个员工,做起事来也都极有秩序,一片生机盎然之象。

另外有一种人,与上述那种人恰恰相反。他从来不显出忙碌的样子,做事非常镇静,总是很平静祥和。别人不论有什么难事和他商谈,他总是彬彬有礼。在他的公司里寂静无声地埋头苦干,各样东西安放得也有条不紊,各种事务也安排得恰到好处。他每晚都要整理自己的办公桌,对于重要的信件立即就回复,并且把信件整理得井井有条。所以,尽管他经营的规模要大过前述那种商人,但别人从外表上总看不出他有一丝一毫的慌乱。他做起事来样样办理得清清楚楚,他那富有条理、讲求秩序的作风,影响到他的全公司。于是,他的每一个员工,做起事来也都极有秩序,一派生机盎然之象。

正如我上面所说,本书的最大目的就是教会我们使用科学的整理规则与方法,从而提高各方面的效率问题。所以整理的目的不是为了达到整洁干净,而是提高效率

  你工作有秩序,处理事务有条有理,在办公室里决不会浪费时间,不会扰乱自己的神志,办事效率也极高。从这个角度看,你的时间也一定很充足,你的事业也必能依照预定的计划去进行。

工作没有条理,同时又想把蛋糕做大的人,总会感到手下的人手不够。他们认为,只要人多,事情就可以办好了。其实,他们所缺少的,不是更多的人,而是使工作更有条理、更有效率。由于办事不得当、工作没有计划、缺乏条理,因而浪费了大量员工的精力,但吃力不讨好,最后还是无所成就。

关于文件、办公桌的整理

整理术的整体概念是,不要花时间去记住“东西摆放在哪里”而只需遵循“东西应当摆放在哪里”这一规则。原则就是越需要频繁用到的东西越要靠近手边,越不用不到的东西就藏得越深。另外,丢弃也是很重要的原则。那些看似有用,却永远都用不着的东西就下决心丢弃吧。 整理规则如下:

  • 建立需要暂时保管的文件夹(电脑如是)
  • 合理分配桌上空间(东西固定放,常用放桌上,少用放抽屉,无用要丢弃)
  • 已读完的书做好摘录(可以捐赠)
  • 杂志上有用的东西剪下来(丢弃)
  • 名片整理(利用软件Evernote 名片全能王等)

  厨师用锅煎鱼不时翻动鱼身,会使鱼变得烂碎,看起来就不会好吃。相反,如果只煎一面,不加翻动,将可能粘住锅底或者烧焦。

任何一件事,从计划到实现的阶段,总有一段所谓时机的存在,也就是需要一些时间让它自然成熟的意思。无论计划是如何的正确无误,总要不慌不忙、沉着冷静地等待其他更合适的机会到来。假如过于急躁而不甘等待的话,经常会遭到破坏性的阻碍。因此,无论如何,我们都要有耐心,压抑那股焦急不安的情绪。

关于电脑与电子邮件的整理

作者提出把电脑作为自己的外脑,尽量只用一台电脑存储自己的所有文件,然后利用“谷歌桌面”来检索,读取。这个好像在国内暂时没有办法使用。不过我看下来谷歌桌面就如Mac OS系统上的sportlight一样,可以检索到电脑上所有的文件,甚至是文件里面出现的内容。作者另外也介绍了一些软件,对于国内用户来说似乎不是很符合我们的习惯。整理规则如下:

  • 文件夹要大致分类(大致三个文件层次)
  • 文件命名有讲究
  • 桌面要清爽(不超过10个文件夹,新建一个“正在办理”文件夹)
  • 定期备份资料
  • 订阅大量信息,收集信息要确定主题
  • 利用RSS订阅有价值媒体
  • 定期阅读杂志收取信息
  • 邮件只读一遍,然后回复
  • 已读邮件分类整理

  最好的办法是在适当的时候,摇动锅子,或用铲子轻轻翻动,待鱼全部煎熟,再起锅。

你工作有秩序,处理事务有条有理,在办公室里决不会浪费时间,不会扰乱自己的神志,做事效率也极高。从这个角度来看,你的时间也一定很充足,你的事业也必能依照预定的计划去进行。就像厨师用锅煎鱼,不时地翻动鱼身,会使鱼变得烂碎,看起来就不觉得好吃。相反地,如果尽煎一面,不加翻动,将会粘住锅底或者烧焦。最好的办法是在适当的时候,摇动锅子,或用铲子轻轻翻动,待鱼全部煎熟,再起锅。任何伟大的品格、超人的才能都不是凭空产生的,而是在日常小事上积累的结果。不愿干小事的人必定干不了大事。

大脑信息的整理

对大脑信息的整理,一个很大的关键点在于把大脑“清空”。让大脑尽量放松,没有一些繁杂的小事,留出一定的空间用来思考。很多时候,创意就是在这种足够放松的环境下产生的,所以清理一下留出一定的内存很有必要。整理规则如下:

  • 事无大小,随手记录(纸质版或者手机app皆可)
  • 利用好GTD软件
  • 外脑Evernote(印象笔记类软件,这个我自己加上的)

  不仅烹调需要秘诀,做其他任何事也是如此。当准备工作完成,进行实际工作时,只需做适度的更正,其余的应该让它有条不紊、顺其自然地发展下去。

关于时间的整理

对于时间管理这点我很有感触,很多人都说抽不出时间做一些事。比如阅读这件事,一开始我也很难相信自己能够做到,但就是有个机会逼着自己去做,而且既然决定做下去了,有些东西就必须牺牲一下。比如以前的游戏时间,看综艺节目的时间,网上聊天的时间等等,这些时间利用好,每天只需要一点点就可以实现自己定下的目标。当然这本书里提到的时间整理没有那么系统,如果要系统学习还需看更多更全面的时间管理书籍。整理规则如下:

  • 设定定期工作任务,如
    每周一
    每月第二个星期日
    每月最后一天
    每月最后一个工作日

-创意也要保存
-规则也要保存,如
周三确认工作安排
周一和周四公司相关事务安排
周二安排与投资相关的事务
周日安排个人事务

  • 根据to do 开展工作
  • 有效利用空暇时间(视碎片化时间长短而定)
  • 创造可以集中注意力的环境(创造一个时间段)
  • 不要把工作日与休息日分开考虑

  人的能力有限,无法超越某些限度,如果能对准备工作尽量做到慎重研究、检讨的地步,至少可以将能力作更大的发挥。

总结

所有诸如此类不是一下子可以习得的技巧,不要奢望能够在短时间内可以脱胎换骨,只需要一点点积累,一点点转变就够了。过于完美的计划一旦破裂,就再也不想去尝试。所以尽量可以让自己从很简单的一些事情做起,确立目标,循序渐进地进行。总之,有所行动才是最重要的。

handsome
2016-01-30

  今天的世界是思想家、策划家的世界。惟有那些办事有秩序、有条理的人,才会成功。而那种头脑错乱,做事没有秩序、没有条理的人,成功永远都和他擦肩而过。

  学会利用自己的时间

  每人每天拥有的时间都是相等的,但是不同的人在相同时间内所做的工作却相差悬殊。不会利用时间的人总是事倍功半,会利用时间的人则可事半功倍。

  (1)对时间进行计划管理。对时间的使用不能干了再算,而要算了再干。把要完成的工作,按小时、按天、按周的先后时序排好,然后按计划逐个完成。在自己可控的时间内工作安排紧张而有节奏,并尽力把不可控时间转化为可控时间,善于在不可控时间内处理事务。使用时间最忌把时间切成零星的碎片,要尽量把自己的时间集中起来使用。集中时间的多少要依工作的需要而定,集中得过多,也会造成浪费。一般来说,时间集中较多的人,往往是时间利用率最高的人。

  (2)对时间的使用也要计算成本。凡是劳而无功或得不偿失的事尽量不去做。计算时间的单位不要用小时,而要用分钟。越小越有助于督促自己珍惜时间,抓紧时间,充分利用时间。

  假定一个部门平均每人月收入400元,这400元占每人每月创造新价值的27%,则每人每月创造新价值为400÷27%≈1482元。每人每天工作7.5小时,每月工作23.5天,则每人每月工作时间为7.5×23.5×60=10575分钟。每人每分钟创造的价值1482÷10575≈0.14元。

  如果办一件事,需要3个人工作5天,则办此事的成本为3×5×7.5×60×0.14≈945元。

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